Yıllık izin formu dijital ortamda nasıl imzalatılır?

Bir perakende zincirinde 40 mağaza ve 600 çalışan var. Yaz dönemi yaklaşırken mağaza müdürleri izin taleplerini kâğıt formlarla topluyor, formlar kargoyla merkeze geliyor, bir kısmı yolda kayboluyor. Üç yıl sonra ayrılan bir çalışan kullanmadığı izinlerin ücretini istediğinde, insan kaynakları o yıllara ait formların yarısını bulamıyor.

İzin formu, işyerinde en sık doldurulan belgelerden biridir. Ama önemi ancak bir alacak davasında anlaşılır.

Yıllık izin için yazılı form şart mı?

Evet. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği'nin 7. maddesine göre işçi, hak ettiği izni kullanmak istediği tarihten en az bir ay önce işverene yazılı olarak bildirir. Yönetmeliğin 8. maddesi bu talepte bulunması gereken bilgileri sayar: işçinin adı soyadı, varsa sicil numarası, iznin hangi tarihler arasında kullanılmak istendiği ve ücretsiz yol izni istenip istenmediği.

İşveren de talebi karşılayan bir kayıt tutar. İş Kanunu'nun 56. maddesi ve Yönetmeliğin 20. maddesi, işverenin işçilerin yıllık izinlerini gösteren bir izin kayıt belgesi tutmasını zorunlu kılar. Yönetmeliğin ekindeki örnekte izne hak kazanılan tarih, kıdem, izin süresi, yol izni, izne başlama ve dönüş tarihleri ile işçinin imzası yer alır.

İznin kullandırıldığını kim ispat eder?

İşveren. Yargıtay Hukuk Genel Kurulu'nun 21.12.2022 tarihli kararında (E. 2022/304, K. 2022/1810) yerleşik ilke tekrarlanır: yıllık izinlerin kullandırıldığı konusunda ispat yükü işverene aittir ve işveren bunu imzalı izin defteri veya eşdeğer bir belgeyle kanıtlamalıdır.

Bu ilkenin pratik sonucu ağırdır. İş Kanunu'nun 59. maddesine göre sözleşme herhangi bir nedenle sona erdiğinde kullanılmayan izin sürelerinin ücreti son ücret üzerinden ödenir. İmzalı kayıt yoksa, yıllarca kullanılmış izinler bile mahkemede kullanılmamış sayılabilir.

İzin bölünerek kullandırılabilir mi?

İşveren izni tek başına bölemez. İş Kanunu'nun 56. maddesine göre izin, tarafların anlaşmasıyla ve bir bölümü on günden az olmamak üzere bölümler halinde kullanılabilir. Yönetmeliğin 6. maddesi aynı kuralı tekrarlar.

Bu anlaşma da bir uyuşmazlıkta sorgulanır. Bölümleri ve tarihleri gösteren, işçinin onayladığı bir kayıt tutmak, iznin işveren tarafından tek taraflı bölündüğü iddiasının önüne geçer.

Dijital izin formu ıslak imzalı formun yerini tutar mı?

Yönetmelik yazılı şekil ister ama ıslak imza, kâğıt ya da belirli bir form şartı koşmaz. Türk Borçlar Kanunu'nun 15. maddesine göre güvenli elektronik imza, el yazısıyla atılan imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Mobil imza ya da e-imza kartıyla imzalanan izin kaydı bu nedenle yazılı şekli tartışmasız karşılar.

SMS koduyla verilen onay güvenli elektronik imza değildir, ama kimin, hangi metne, ne zaman onay verdiğini gösteren güçlü bir kayıttır. Yöntemler arasındaki farkları e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza yazısında anlattık. Hangi yöntemi seçerseniz seçin üç şey önemlidir:

• onay verenin kimliği doğrulanmış olmalı,
• onayın tarihi ve saati güvenilir biçimde kaydedilmeli,
• belge onaydan sonra değiştirilemeyecek biçimde saklanmalı.

Elektronik kayıtların bir davada nasıl sunulacağını elektronik belge mahkemeye nasıl sunulur yazısında ele aldık.

Dijital izin süreci nasıl kurulur?

Yazının başındaki mağaza zinciri gibi dağınık çalışan işyerleri için şu düzen işe yarar:

1. Yönetmeliğin 8. maddesindeki bilgileri içeren tek bir izin talep formu hazırlayın.
2. Çalışan talebini kendi telefonundan doldurup onaylasın.
3. Yönetici talebi onaylasın ya da gerekçesiyle başka bir tarih önersin.
4. İzin kullanıldıktan sonra izin kayıt belgesini çalışana imzalatın.
5. Tüm kayıtları çalışanın özlük dosyasıyla birlikte, en az alacak zamanaşımı süresi boyunca saklayın.

Saklama süreleri için imzalanan belgeler ne kadar saklanmalı yazısına bakabilirsiniz.

yepp ile yıllık izin formu

yepp'te izin formunu bir kez hazırlar, çalışan listesini Excel ile yüklersiniz. Her çalışana kendi adıyla doldurulmuş belge gider; çalışan telefonundan açar ve SMS koduyla onaylar ya da gerekçesini yazarak reddeder. İzin kayıt belgesini isterseniz mobil imza ile imzalatabilirsiniz.

Her onay, belgenin özeti ve zaman bilgisiyle zaman damgalı bir delil paketinde saklanır; özlük dosyasına konacak PDF de hazırdır. İK evrakının tamamı için insan kaynakları sayfasına bakabilirsiniz.