E-bordro: ücret hesap pusulası elektronik ortamda nasıl verilir?

Her ay sonu bordro ekiplerinde aynı manzara yaşanır: yüzlerce pusula basılır, zarflanır, şubelere gönderilir, çalışanlara imzalatılır, imzalı nüshalar geri toplanır. Sahada çalışan, vardiyalı ya da uzaktan çalışan personelde bu döngü haftalar sürer. Üstelik geri dönmeyen imzalar hiç eksik olmaz.

Elektronik bordro bu döngüyü ortadan kaldırır. Ama "PDF'i e-postayla gönderelim" demek yetmez. Neyin zorunlu olduğunu, neyin ispat için gerektiğini ayırmak lazım.

Kanun ücret hesap pusulası için ne istiyor?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 37. maddesi kısa ve nettir. İşveren, işyerinde ya da bankaya yaptığı ücret ödemelerinde işçiye ücret hesabını gösteren, imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Pusulada ödemenin günü, ilgili olduğu dönem, fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi eklemeler ve vergi, sigorta primi, avans, nafaka, icra gibi kesintiler ayrı ayrı gösterilir. Bu işlemler damga vergisinden ve harçlardan muaftır.

Maddede kâğıt, ıslak imza ya da elden teslim şartı yoktur. Aranan iki şey vardır: pusulanın içeriği eksiksiz olmalı ve pusula işverene ait olduğu anlaşılacak biçimde verilmelidir.

İspat açısından asıl mesele nedir?

Ücret alacağı davaları iş mahkemelerinin en sık gördüğü uyuşmazlıklar arasındadır. Bu davalarda işveren, ödediği ücreti ve fazla çalışma gibi kalemleri ispatlamak zorunda kalır. Yargıtay uygulamasında işçinin imzasını taşıyan bordrolar bu ispatta önemli bir yer tutar.

Elektronik ortamda da aynı ihtiyaç vardır. İşverenin şu üç soruya cevap verebilmesi gerekir:

1. Bu pusula gerçekten bizim tarafımızdan, bu içerikle düzenlendi mi?
2. Pusula hangi çalışana, ne zaman ulaştı?
3. Çalışan pusulayı açtı ve okuduğunu onayladı mı?

E-postayla gönderilen bir PDF yalnızca birinci soruya kısmen cevap verir. Çalışan "bana gelmedi" ya da "açmadım" dediğinde elinizde bir gönderim kaydından fazlası yoktur.

E-bordroyu ispatlanabilir göndermenin yolu

Sağlam bir e-bordro düzeni şu parçalardan oluşur.

Kişiye özel belge. Bordro yazılımınızdan çıkan dosya her çalışan için ayrı bir belgeye dönüşür. Kimse başkasının pusulasını göremez.

Kişiye özel bağlantı. Çalışan, telefonuna ya da e-postasına gelen bağlantıyla yalnızca kendi pusulasını açar. Dosya ek olarak dolaşmaz.

Kodla doğrulanmış onay. Çalışan pusulayı açtıktan sonra telefonuna gelen kodla "okudum" onayını verir. Bu onay, telefon numarası, zaman ve belgenin o anki özetiyle birlikte kaydedilir.

Zaman damgalı kayıt. Gönderim, açılma ve onay kayıtları zaman damgasıyla birlikte saklanır. Böylece kayıtların sonradan değiştirilmediği gösterilebilir.

Doğrulanabilir belge. Pusulanın üzerinde bir doğrulama kodu bulunur. Çalışan ya da bir denetçi bu kodla belgenin aslı olup olmadığını kontrol edebilir.

Bu yapıda çalışanın e-imzası olması gerekmez. Onay basit elektronik imzadır ve senet hükmünde değildir, ama Hukuk Muhakemeleri Kanunu'na göre elektronik veriler belgedir ve zaman damgalı, eksiksiz bir kayıt mahkemede güçlü bir delildir. İsterseniz iş sözleşmesine, bu kayıtların delil olarak kabul edileceğine dair bir hüküm de ekleyebilirsiniz. HMK'nın 193. maddesi bu tür delil sözleşmelerine izin verir; yeter ki taraflardan birinin ispat hakkını fiilen ortadan kaldırmasın.

Çalışan onay vermezse ne olur?

Bazı çalışanlar bağlantıyı açmaz ya da onayı geciktirir. Bunun için iki önlem işe yarar. Birincisi, onay vermeyen çalışana otomatik hatırlatma gönderilmesidir. İkincisi, ay sonunda hangi pusulaların onaylanmadığını gösteren bir listedir. Bu listeyle bordro ekibi yalnızca eksik kalanlarla ilgilenir.

Çalışan pusuladaki bir kaleme itiraz ediyorsa onay yerine itirazını kaydetmesine izin verin. İtirazın sistemde, tarihiyle birlikte durması hem çalışan hem işveren için daha temiz bir yoldur.

Bordroda KVKK açısından neye dikkat edilmeli?

Bordro; ücret, kesinti, icra ve nafaka bilgisi içerir. Bu bilgiler hassas olmasa da gizlidir ve dikkatle işlenmelidir. KVKK'nın 12. maddesi veri sorumlusuna, verilere hukuka aykırı erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğü getirir. Kişiye özel bağlantı, dosyanın ek olarak dolaşmaması ve erişim kayıtları bu tedbirlerin parçasıdır. Konunun ayrıntısı için onay ve imza süreçlerinde KVKK yazısına bakabilirsiniz.

yepp ile e-bordro

yepp'te bu iş seri gönderimle yapılır. Bordro dosyalarını ve çalışan listesini yüklediğinizde her çalışan için ayrı bir zarf oluşur. Çalışan bağlantıdan yalnızca kendi pusulasını açar, okur ve SMS koduyla onaylar. Telefonunda bağlantı yepp uygulamasını açar; çalışanın hesap açması gerekmez.

Panelde hangi pusulanın onaylandığını, hangisinin beklediğini anlık görürsünüz. Her onay zaman damgalı bir delil paketiyle saklanır. İş sözleşmeleri, zimmet ve politika onaylarıyla birlikte bütün İK evrakını aynı yerde yönetmek için İK çözümüne bakabilirsiniz.