İmzalanan belgeler ne kadar süre saklanmalı?

Bir kurumun arşiv odası çoğu zaman aynı soruyla doludur: "Bunları atabilir miyiz?" Kâğıt arşivde soru yer darlığından doğar. Elektronik arşivde yer sorunu yoktur, ama başka bir sorun vardır: kişisel veri içeren kayıtları gereğinden uzun saklamak da hukuka aykırı olabilir. Belgeleri ne kadar saklamanız gerektiğini bilmek, iki yönden de güvence sağlar.

Ticari belgeler kaç yıl saklanır?

On yıl. Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesine göre her tacir ticari defterlerini, envanterlerini, bilançolarını ve finansal tablolarını, alınan ticari mektupları, gönderilen ticari mektupların suretlerini ve kayıtların dayandığı belgeleri on yıl saklar. Aynı madde ticari mektubu "bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar" olarak tanımlar.

İmzalı sözleşmeler, sipariş onayları, teklif kabulleri ve teslim tutanakları çoğu zaman bu kapsama girer. Saklama süresi, yazışmanın yapıldığı ya da belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

Elektronik saklama kabul ediliyor mu?

Ediliyor. TTK'nın 82. maddesinin üçüncü fıkrası, açılış ve ara bilançoları ile finansal tablolar dışındaki belgelerin görüntü ya da veri taşıyıcılarda saklanabileceğini söyler. Şartı iki tanedir: belgeler okunur hale getirildiğinde içerik olarak asıllarıyla örtüşmeli ve saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmelidir.

E-imzalı belgede asıl zaten elektronik dosyadır. Saklanması gereken, imzalı PDF'in kendisi ve imzanın yıllar sonra da doğrulanabilmesini sağlayan bilgilerdir. Sertifikanın süresi dolduğunda ne olacağını e-imza sertifikasının süresi dolunca yazısında anlattık.

Vergi belgeleri ve zamanaşımı ne diyor?

Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesine göre defter tutmak zorunda olanlar defterlerini ve belgelerini, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar. Ticari belgeler için TTK'daki on yıllık süre daha uzun olduğundan uygulamada on yıl esas alınır.

Saklama süresini belirleyen bir diğer ölçü de zamanaşımıdır. Türk Borçlar Kanunu'nun 146. maddesine göre genel zamanaşımı on yıldır. 147. madde ise kira bedelleri ve ücret gibi dönemsel edimler, vekâlet ve eser sözleşmelerinden doğan bazı alacaklar için beş yıllık zamanaşımı öngörür. Bir alacak talep edilebildiği sürece onu ispat eden belgeyi saklamak gerekir.

Tablo genel bir çerçeve verir. Sektörünüze özgü düzenlemeler (bankacılık, sigorta, sağlık) daha uzun süreler öngörebilir.

Kişisel veriler ne zaman silinmeli?

İmzalanan belgelerin çoğu kişisel veri içerir: ad, telefon numarası, imza bilgileri, IP adresi. KVKK'ya göre kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli süre kadar saklanır. Saklamayı gerektiren sebep ortadan kalkınca veri silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'in 11. maddesine göre saklama ve imha politikası hazırlayan veri sorumlusu, silme yükümlülüğünün doğduğu tarihi izleyen ilk periyodik imhada veriyi siler. Periyodik imhanın aralığı politikada belirlenir ve altı ayı geçemez.

Burada iki kural birbirine dokunur: TTK on yıl saklamayı ister, KVKK gereksiz saklamayı yasaklar. İkisi çelişmez. Kanunda açıkça öngörülen saklama yükümlülüğü, saklama için hukuki sebeptir. Süre dolduğunda ise silme yükümlülüğü başlar. Konuyu elektronik onay ve imza süreçlerinde KVKK yazısında ayrıca ele aldık.

Saklama politikası nasıl kurulur?

1. Belge türlerini listeleyin: sözleşme, teklif, tutanak, politika onayı, bordro.
2. Her türe bir saklama süresi atayın ve dayanağını yazın.
3. Sürenin hangi olaydan itibaren başladığını belirleyin: imza tarihi, sözleşmenin sona ermesi, çalışanın ayrılışı.
4. Uyuşmazlık halinde silmeyi durduran bir "hukuki muhafaza" kuralı koyun.
5. Silmenin kendisini de kayda geçirin: hangi belge, ne zaman, hangi kurala göre silindi.

yepp'te saklama

yepp'te saklama süresini belge türüne göre siz belirlersiniz. Sözleşmeler uzun, geçici formlar kısa süre saklanabilir. Süre dolunca erişim kapanır ve silme kayıt altına alınır. Uyuşmazlık halinde hukuki muhafaza ile ilgili belgelerin silinmesini durdurabilirsiniz.

İmzalı belge ve delil paketi aynı saklama politikasına tabidir. Saklama süresi dolmadan paketi indirip kendi arşivinizde tutabilirsiniz; paket yepp'e bağlanmadan da doğrulanabilir.