Çalışma koşullarında değişiklik: yazılı onay nasıl alınır?

Şirket yeni bir vardiya düzenine geçiyor, bazı çalışanların görev yeri değişecek ve prim sistemi yeniden kurgulanıyor. İK ekibi her çalışana bir ek protokol hazırladı. Şimdi soru şu: bu protokollerin altına çalışanların imzası nasıl, ne kadar sürede ve hangi biçimde alınacak? Yanlış biçimde alınan onay, değişikliğin çalışanı hiç bağlamaması sonucunu doğurabilir.

Kanun esaslı değişiklik için ne şart koşuyor?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 22. maddesi açıktır: işveren, iş sözleşmesiyle, personel yönetmeliği gibi sözleşmenin eki niteliğindeki kaynaklarla ya da işyeri uygulamasıyla oluşan çalışma koşullarında esaslı bir değişikliği ancak durumu işçiye yazılı olarak bildirerek yapabilir. Bu şekle uygun yapılmayan ve işçi tarafından altı iş günü içinde yazılı olarak kabul edilmeyen değişiklikler işçiyi bağlamaz.

Madde iki ayrı yazılılık şartı içerir:

1. İşverenin bildirimi yazılı olmalıdır.
2. İşçinin kabulü yazılı olmalıdır ve altı iş günü içinde verilmelidir.

Maddenin devamına göre işçi öneriyi bu süre içinde kabul etmezse işveren, değişikliğin geçerli bir nedene dayandığını ya da fesih için başka bir geçerli neden bulunduğunu yazılı olarak açıklayıp bildirim süresine uyarak sözleşmeyi feshedebilir. Taraflar anlaşarak çalışma koşullarını her zaman değiştirebilir, ama değişiklik geçmişe etkili yürürlüğe konulamaz.

Yazılı kabul elektronik ortamda verilebilir mi?

Verilebilir, ama doğru yöntemle. Türk Borçlar Kanunu'nun 14. maddesi güvenli elektronik imzayla gönderilen ve saklanabilen metinleri yazılı şekil sayar, 15. maddesi de güvenli elektronik imzayı el yazısıyla atılan imzayla eşit tutar. Çalışan ek protokolü mobil imzası ya da e-imza kartıyla imzalarsa yazılı kabul şartı yerine gelir.

SMS ya da e-posta koduyla verilen onay ise basit elektronik imzadır ve yazılı şekil yerine geçmez. Bu ayrımı e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza yazısında anlattık. Esaslı değişikliğin kabulünü yalnızca kodla almak, kabulün varlığını tartışmalı hale getirir.

Bildirimin işçiye ulaştığı nasıl ispat edilir?

Altı iş günlük süre bildirimle başlar. Bildirimin hangi gün yapıldığı tartışılırsa sürenin ne zaman dolduğu da tartışılır. Elektronik gönderimde şu bilgilerin kayıt altında olması gerekir:

• bildirimin hangi metinle, hangi tarihte gönderildiği,
• davetin çalışana teslim edildiği an,
• çalışanın belgeyi ilk açtığı an,
• kabul ya da reddin zamanı.

Bu kayıtlar zaman damgalı bir pakette toplandığında, işveren hem bildirimi hem kabulü aynı yerden gösterebilir. Bildirimin kendisi işverenin yetkilisi tarafından güvenli elektronik imzayla imzalanırsa işverenin yazılı bildirim şartı da tartışmasız karşılanır.

Hangi değişiklikler esaslı sayılır?

Kanun "esaslı" kavramını tanımlamaz. Uygulamada işçinin iş görme ediminin içeriğini, yerini, zamanını ya da karşılığını önemli ölçüde değiştiren düzenlemeler esaslı kabul edilir.

Tablo genel bir yön verir; somut durumun değerlendirmesi iş hukuku uzmanının işidir. Emin olunmayan durumda yazılı kabul almak, sonradan doğabilecek tartışmayı baştan kapatır.

Toplu değişikliklerde süreç nasıl işler?

Değişiklik yüzlerce çalışanı etkiliyorsa her çalışana ayrı protokol hazırlamak ve takip etmek İK'nın en zor işlerinden biridir. Elektronik ortamda süreç şöyle kurulabilir:

1. Ek protokolü değişkenli bir şablon olarak hazırlayın: ad, unvan, yeni görev yeri, yeni ücret.
2. Çalışan listesini yükleyin; her çalışan için kendi bilgileriyle doldurulmuş ayrı bir belge oluşsun.
3. Belgeyi önce işveren yetkilisi imzalasın, sonra çalışana gitsin.
4. Altı iş günü içinde imzalamayan çalışanları listeden görün, hatırlatma gönderin.
5. Süre sonunda imzalamayanlar için hukuki değerlendirme yapın.

Toplu gönderimin ayrıntılarını toplu belge imzalatma yazısında anlattık.

yepp ile değişiklik protokolleri

yepp'te ek protokolü şablon olarak hazırlar, çalışan listesini Excel ile yüklersiniz. Her çalışana kendi protokolü gider; çalışan telefonunda bağlantıyı açar ve mobil imzasıyla imzalar. Önce işveren yetkilisinin, sonra çalışanın imzalayacağı sıralı akış kurabilirsiniz.

Panelde kimin imzaladığını, kimin beklediğini görür, bekleyenlere hatırlatma gönderirsiniz. Davetin teslimi, açılma ve imza zamanları zaman damgalı delil paketinde saklanır. İK ekiplerinin diğer akışları için insan kaynakları çözümü sayfasına bakabilirsiniz.