Fazla mesai onayı yazılı mı alınmalı? Elektronik onay yeterli mi?

Bir üretim tesisinde yılın son çeyreğinde siparişler artıyor ve hat şefi cumartesi vardiyası açmak istiyor. İnsan kaynakları dosyalara bakınca görüyor ki 200 çalışanın yalnızca bir kısmının özlük dosyasında fazla mesai onayı var. Bazılarının sözleşmesinde böyle bir madde hiç yok, bazılarınınki eski bir formda kalmış. Cumartesiye üç gün var.

Bu tablo pek çok işyerinde tanıdıktır. Fazla mesai onayı genellikle işe girişte bir kez alınır ve unutulur. Ta ki bir denetimde ya da bir davada aranana kadar.

Fazla mesai için işçinin onayı şart mı?

Evet. İş Kanunu'nun 41. maddesi fazla çalışmayı haftalık kırk beş saati aşan çalışma olarak tanımlar ve açıkça "fazla saatlerle çalışmak için işçinin onayının alınması gerekir" der. Aynı maddeye göre fazla çalışmanın toplamı bir yılda iki yüz yetmiş saati geçemez ve her saat için normal saat ücretinin yüzde elli fazlası ödenir.

Kanunun uygulamasını gösteren Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği bir adım daha ileri gider. Yönetmeliğin 9. maddesine göre fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma yaptırmak için işçinin yazılı onayının alınması gerekir.

Onay ne zaman alınmalı, ne kadar geçerli?

Yönetmeliğin 9. maddesi 2017'de değiştirildi. Bugünkü metne göre onay:

• iş sözleşmesinin yapılması sırasında ya da fazla çalışma ihtiyacı ortaya çıktığında alınır,
• işçinin özlük dosyasında saklanır,
• işçi tarafından otuz gün önceden yazılı bildirimle geri alınabilir.

Eski uygulamada aranan "her yıl başında yeniden onay" şartı artık yoktur. Onay, işçi geri alana kadar geçerlidir. Bu yüzden önemli olan, onayın bir kez ve sağlam biçimde alınması ve geri alma bildirimlerinin de kaydedilmesidir.

Hangi durumlarda onay aranmaz?

Yönetmelik, zorunlu nedenlerle ve olağanüstü durumlarda yapılan fazla çalışma için onay aranmayacağını söyler. Kanunun 42. ve 43. maddelerinde düzenlenen bu haller, örneğin bir arıza, makinelerin bozulması ya da acil bir işin yapılması gibi durumlardır.

Bunun dışında bazı işçilere onay alınsa bile fazla çalışma yaptırılamaz. Yönetmeliğin 8. maddesine göre bunlar şunlardır: on sekiz yaşını doldurmamış işçiler, sağlığının elvermediği hekim raporuyla belgelenen işçiler, gebe, yeni doğum yapmış ve çocuk emziren işçiler ve kısmi süreli çalışanlar.

Onayın yanında hangi kayıt tutulmalı?

Onay tek başına yetmez. Yönetmeliğin 10. maddesi, işverenin fazla çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenlemesini ve imzalı bir nüshasını işçinin özlük dosyasında saklamasını ister. Ödemeler de ücret bordrosunda ve ücret hesap pusulasında ayrıca gösterilir.

Bordroya yapılan itirazların neden önemli olduğunu e-bordroya itiraz yazısında anlattık.

Elektronik onay yazılı şekli karşılar mı?

Yönetmelik onayın yazılı olmasını ister ama ıslak imza, kâğıt ya da noter şartı koşmaz. Türk Borçlar Kanunu'nun 15. maddesine göre güvenli elektronik imza el yazısıyla atılan imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Bu yüzden mobil imza ya da e-imza kartıyla verilen onay, yazılı şekli tartışmasız karşılar.

SMS koduyla verilen onay ise güvenli elektronik imza değildir. Ama onayın kimden geldiğini, hangi metne verildiğini ve ne zaman verildiğini gösteren güçlü bir kayıttır. Yöntemler arasındaki farkı e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza yazısında karşılaştırdık. Çalışma koşullarındaki esaslı değişikliklerde yazılı onayın nasıl alınacağını da çalışma koşullarında değişiklik yazısında ele aldık.

Eksik onaylar nasıl tamamlanır?

Yazının başındaki tesis gibi onayları eksik olan işyerleri için pratik yol şudur:

1. Özlük dosyalarını tarayıp onayı olmayan çalışanların listesini çıkarın.
2. Tek bir onay metni hazırlayın: fazla çalışmayı kabul ettiğini, yıllık iki yüz yetmiş saat sınırını ve onayın otuz gün önceden yazılı bildirimle geri alınabileceğini açıkça yazın.
3. Metni listedeki herkese kişiye özel bağlantıyla gönderin.
4. Onaylayanları, bekleyenleri ve reddedenleri tek listede izleyin.
5. Onay vermeyen çalışanlara zorunlu haller dışında fazla mesai planlamayın.

yepp ile fazla mesai onayı

yepp'te onay metnini bir kez hazırlar, çalışan listesini Excel ile yüklersiniz. Her çalışana kendi adıyla doldurulmuş belge gider; çalışan telefonundan açar ve SMS koduyla onaylar ya da gerekçesini yazarak reddeder. İsterseniz aynı belgeyi mobil imza ile imzalatabilirsiniz.

Her onay, belgenin özeti ve zaman bilgisiyle zaman damgalı bir delil paketinde saklanır; özlük dosyasına konacak PDF de hazırdır. İK evrakının tamamı için insan kaynakları sayfasına bakabilirsiniz.