E-bordroya itiraz nasıl yapılır, işveren itirazı nasıl kaydeder?

Bir lojistik firmasında depo çalışanı, ekim bordrosunda 12 saat fazla mesai görüyor. Oysa vardiya çizelgesine göre 30 saatten fazla çalışmış. Bordro telefonuna geliyor, ekranda tek bir düğme var: "Okudum, onaylıyorum." Onaylamazsa ne olacağını bilmiyor, onaylarsa hakkını kaybedip kaybetmeyeceğini de. Çoğu çalışan bu durumda onaylar ve konuyu insan kaynaklarına sözlü olarak iletir. Sözlü itiraz ise bir yıl sonra açılan davada hiçbir iz bırakmamış olur.

Bordroya itiraz neden önemli?

İş Kanunu'nun 37. maddesi işverenin işçiye ücret hesabını gösteren bir pusula vermesini zorunlu tutar. Pusulada ödemenin günü, ilgili olduğu dönem, fazla çalışma, hafta tatili ve genel tatil ücretleri gibi eklemeler ve her çeşit kesinti ayrı ayrı gösterilir. Kanun pusulanın kâğıt olmasını şart koşmaz; elektronik bordronun genel kurallarını e-bordro: ücret hesap pusulası elektronik ortamda nasıl verilir yazısında anlattık.

Kanun işçinin bordroyu imzalamasını açıkça istemez. Ama bordronun imzalı olup olmaması, ücret uyuşmazlıklarında ispatın yönünü değiştirir. Yargıtay Hukuk Genel Kurulu'nun 06.04.2011 tarihli kararında (E. 2010/9-746, K. 2011/58) benimsenen ilkeler şöyle özetlenebilir:

• İşçinin imzasını taşıyan bordro, sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğindedir.
• İmzalı bordroda fazla çalışma ödemesi görünüyorsa işçi, gerçekte daha fazla çalıştığını ancak yazılı delille kanıtlayabilir.
• İşçi bordroya fazla çalışma alacağının daha fazla olduğu yönünde ihtirazi kayıt koymuşsa, bordroda görünenden fazla çalışmayı her türlü delille, tanık dahil, ispat edebilir.
• Bordroda fazla çalışma bölümü boşsa ya da bordro imzasızsa işçi fazla çalışmayı her türlü delille ispat edebilir.

Bu yüzden çekincesiz bir imza, çalışanın sonradan tanıkla ispat imkânını büyük ölçüde daraltır. Çekince ise bu imkânı korur.

E-bordroda itiraz nasıl yapılır?

Çalışan açısından adımlar basittir:

1. Bordroyu açın ve kalemleri tek tek kontrol edin: brüt ücret, fazla çalışma saati ve tutarı, hafta tatili, prim ve kesintiler.
2. Bir kalem yanlışsa onay yerine itiraz seçeneğini kullanın.
3. İtirazınızı kısa ve somut yazın. Örnek: "Ekim ayında 30 saat fazla çalışma yaptım, bordroda 12 saat görünüyor. Fazla çalışma alacağım bordrodakinden fazladır, haklarım saklıdır."
4. İtirazın kaydedildiğini gösteren kopyayı ya da bildirimi saklayın.

Sistemde itiraz seçeneği yoksa, itirazınızı e-posta gibi yazılı bir kanalla insan kaynaklarına bildirin ve gönderdiğiniz iletiyi silmeyin. Yazılı ve tarihli olması, bir uyuşmazlıkta işinize yarayacak tek şeydir.

İşveren itirazı nasıl kaydetmeli?

İşveren açısından itiraz, ileride dava olarak dönebilecek bir sorunu erkenden görme fırsatıdır. İyi bir itiraz kaydında şunlar bulunur:

Kayıtları sonradan değiştirilemeyecek biçimde saklamak önemlidir. Elektronik veriler Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 199. maddesine göre belgedir; zaman bilgisi ve bütünlük kontrolü taşıyan bir kayıt mahkemede güçlü bir delil olur.

İtiraz seçeneği sunmamak işverenin lehine mi?

Değil. Onay ekranında yalnızca "onaylıyorum" düğmesi bulunması, çalışanın gerçekte itiraz etmek istediği halde onaylamaya yönlendirildiği tartışmasını doğurabilir. Kodla verilen onayın imzalı bordroyla aynı ağırlıkta değerlendirilip değerlendirilmeyeceği konusunda henüz yerleşmiş bir içtihat da yoktur. Kodla onayın neyi gösterdiğini SMS kodu ile onay delil olarak geçerli mi yazısında ele aldık.

Açık bir itiraz seçeneği ise iki tarafı da korur. Çalışan hakkını saklı tutar; işveren de onaylanan bordroların gerçekten itirazsız kabul edildiğini gösterebilir. İtirazlar ayrıca bordro hatalarının erken bir göstergesidir: aynı vardiyada çok sayıda fazla mesai itirazı geliyorsa sorun büyük ihtimalle puantaj sistemindedir.

İtirazlar ne kadar süre saklanmalı?

İtiraz kayıtları ilgili bordroyla birlikte, en az ücret alacaklarına ilişkin zamanaşımı süresi boyunca saklanmalıdır. İş sözleşmesinin sona ermesi bu süreyi bitirmez; çoğu ücret davası ayrılıştan sonra açılır. Bordro ve itiraz kayıtlarının saklanmasını imzalanan belgeler ne kadar saklanmalı yazısında ayrıntılı anlattık.

yepp ile e-bordro itirazları

yepp'te bordrolar seri gönderimle her çalışana ayrı ayrı gider. Çalışan kendi bordrosunu açar ve SMS koduyla onaylar ya da gerekçesini yazarak reddeder. Reddetme gerekçesi gönderene ulaşır ve kaydın bir parçası olarak saklanır; panelde hangi bordronun onaylandığını, hangisine itiraz edildiğini tek listede görürsünüz.

Her işlem, belgenin özeti ve zaman bilgisiyle zaman damgalı bir delil paketinde tutulur. İK evrakının tamamını aynı düzenle yönetmek için insan kaynakları sayfasına bakabilirsiniz.