Yurt dışındaki kişiye sözleşme nasıl imzalatılır?

Hollanda'daki bir yazılım şirketiyle danışmanlık sözleşmesi yapacaksınız. Karşı tarafın yetkilisinin Türk mobil imzası yok, ama kendi ülkesinde kullandığı bir e-imzası var. Ya da Dubai'de yaşayan bir yatırımcıyla gizlilik sözleşmesi imzalanacak. Kargo bir hafta, toplantı ayarlamak iki hafta. Seçenekler sözleşmenin ne tür bir sözleşme olduğuna göre değişir.

İlk soru: sözleşme şekle bağlı mı?

Türk Borçlar Kanunu'nun 12. maddesine göre sözleşmeler, kanunda aksi öngörülmedikçe hiçbir şekle bağlı değildir. Ticari sözleşmelerin, hizmet ve danışmanlık sözleşmelerinin, gizlilik sözleşmelerinin büyük çoğunluğu bu kapsamdadır. Bu sözleşmelerde imza yöntemi geçerliliği değil, ispatı etkiler.

Kanun bazı sözleşmeler için yazılı şekil arar. Bu durumda TBK'nın 14. maddesine göre yazılı şekil, ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla karşılanır.

Şekil şartı yoksa: kimliği doğrulanmış onay

Şekle bağlı olmayan sözleşmeler, yurt dışındaki kişinin kimliği doğrulanarak elektronik onayla kurulabilir. Doğrulamanın seviyesi işlemin önemine göre seçilir:

Pasaport çipiyle doğrulama, uzaktaki kişinin kimliğini fotoğraf göndermekten çok daha güvenilir biçimde gösterir. Nasıl çalıştığını pasaport ile uzaktan kimlik doğrulama yazısında anlattık.

Şekil şartı varsa: yabancı sertifika ne olur?

Güvenli elektronik imza nitelikli sertifikaya dayanır. Yurt dışındaki kişinin kendi ülkesinde aldığı bir nitelikli sertifikası olabilir. Bu sertifikanın Türkiye'deki durumunu 5070 sayılı Kanun'un 14. maddesi düzenler:

• Yabancı bir ülkede kurulu sertifika hizmet sağlayıcısının verdiği sertifikaların hukuki sonuçları milletlerarası anlaşmalarla belirlenir.
• Yabancı sertifika, Türkiye'de kurulu bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından kabul edilirse nitelikli elektronik sertifika sayılır. Bu durumda doğacak zararlardan Türkiye'deki sağlayıcı da sorumludur.

Uygulamada bu, yabancı bir e-imzanın Türkiye'de kendiliğinden güvenli elektronik imza sayılmadığı anlamına gelir. Yazılı şekil gereken bir sözleşmede yabancı imzaya güvenmeden önce bu durumun hukukçu tarafından değerlendirilmesi gerekir.

Diğer seçenekler

Türk mobil imzası ya da e-imza kartı. Yurt dışında yaşayan Türk vatandaşının Türk hattında mobil imzası varsa dolaşımda kullanabilir; e-imza kartı ise bilgisayara takılarak her yerde çalışır.

Islak imza. Belge PDF olarak gönderilir, kişi çıktısını imzalayıp aslını kargoyla yollar. Yavaştır ama her durumda çalışır.

Konsolosluk ya da noter. Resmî şekil gereken işlemler, örneğin Türkiye'de kullanılacak vekaletnameler, Türk konsoloslukları ya da yabancı noterlik ve tasdik işlemleriyle yapılır. Bu işlemler elektronik imzayla yapılamaz.

Yabancı unsurlu sözleşmede yazılması gerekenler

1. Uygulanacak hukuk. Hangi ülkenin hukukunun uygulanacağı.
2. Yetkili mahkeme ya da tahkim. Uyuşmazlığın nerede çözüleceği.
3. Dil. İki dilli metinde hangisinin esas olduğu.
4. İmza yöntemi. Tarafların elektronik onayı ya da elektronik imzayı geçerli kabul ettiği.
5. Bildirim adresleri. E-posta adreslerinin bildirim adresi olarak yazılması.

Dördüncü madde, imza yöntemi konusunda sonradan çıkabilecek tartışmayı azaltır. Delil konusunda önceden anlaşmanın yolunu delil sözleşmesi nedir yazısında anlattık.

Kişisel veri boyutu

Yurt dışındaki kişinin adı, iletişim bilgileri ve doğrulama kayıtları işlenir. Bu veriler yurt dışına aktarılacaksa KVKK'nın 9. maddesindeki yurt dışı aktarım kuralları değerlendirilmelidir. Kişi Avrupa Birliği'nde yaşıyorsa onun ülkesinin veri koruma kuralları da gündeme gelebilir.

Saat farkı ve dil

Yurt dışındaki imzacıyla çalışırken saat farkını hesaba katın; bağlantının ve kodların geçerlilik süresi, karşı tarafın uygun saatlerine yetecek kadar uzun olmalıdır. Sözleşme iki dilde hazırlanıyorsa, çelişki halinde hangi metnin esas alınacağını yazın. İmzacının metni anladığından emin olmak için, kendi dilinde bir özet ya da çeviri sunmak da ileride doğacak itirazları azaltır.

yepp ile yurt dışındaki alıcı

yepp'te doğrulanmış onay yurt dışındaki alıcılarla da çalışır. Alıcı bağlantıyı açar, e-posta ya da SMS koduyla doğrulanır, belgeyi görür ve onaylar; üye olması gerekmez. Telefonda bağlantı yepp uygulamasını açar ve kimlikle onay adımında pasaport çipi okunabilir.

Türk mobil imzası ya da e-imza kartı olan alıcılar aynı gönderimde nitelikli imza verebilir. Her işlemin kaydı zaman damgalı delil paketinde saklanır. Ayrıntılar için doğrulanmış onay sayfasına bakabilirsiniz.