Bayi ve distribütör sözleşmeleri dijital ortamda nasıl yönetilir?

Bir üretici, Türkiye genelinde 300 bayiyle çalışıyor. Her yıl ocak ayında yeni hedef ve prim protokolü hazırlanıyor, bölge müdürleri protokolleri bayi bayi dolaşıp imzalatıyor. Mart geldiğinde hâlâ imzalanmamış onlarca protokol var ve hangi bayinin hangi koşullarla çalıştığı belirsiz. Bayi ağı büyüdükçe kâğıt bu işi taşıyamaz hale gelir.

Bayi sözleşmesi e-imzayla imzalanabilir mi?

İmzalanabilir. Türk hukukunda bayilik ve distribütörlük sözleşmeleri kanunda ayrıca düzenlenmiş tipik sözleşmeler değildir ve özel bir şekle bağlı değildir. TBK'nın 12. maddesine göre şekil serbestisi geçerlidir. Taraflar sözleşmenin yazılı yapılmasını kararlaştırmışsa güvenli elektronik imza, TBK'nın 14. ve 15. maddelerine göre yazılı şekli karşılar.

Uzun süreli, yüksek cirolu ve münhasırlık içeren bu sözleşmelerde ispat önemlidir. Bu yüzden çerçeve sözleşme için güvenli elektronik imza önerilir.

Bayi ağında hangi belge, hangi yöntem?

Sık tekrarlanan onaylar için çerçeve sözleşmeye bir delil maddesi eklemek, kodla verilen onayların taraflar arasında delil sayılmasını sağlar. Konuyu delil sözleşmesi nedir yazısında anlattık.

Yıllık protokolleri toplu göndermek

Yıllık protokol, bayi ağındaki en yoğun imza işidir. Her bayinin hedefi, prim oranı ve bölgesi farklıdır. Elektronik ortamda süreç şöyle kurulur:

1. Protokol bir kez değişkenli şablon olarak hazırlanır: bayi unvanı, bölge, hedef, prim oranı.
2. Bayi listesi bir tablodan yüklenir; her bayi için kendi bilgileriyle doldurulmuş ayrı bir protokol oluşur.
3. Protokoller tek seferde gönderilir. Her bayinin yetkilisi kendi protokolünü imzalar.
4. Hangi bayinin imzaladığı, hangisinin beklediği tek listede görünür; bekleyenlere hatırlatma gider.
5. Bayi tarafı imzaladıktan sonra sizin yetkiliniz son imzayı atar.

Toplu gönderimin ayrıntılarını toplu belge imzalatma yazısında ele aldık.

Bayilerden teminat alırken dikkat

Bayi sözleşmelerinde alacak riski için teminat istenir ve bu noktada sık bir hata yapılır: bayi ortağının şahsi kefaleti, sözleşmenin geri kalanıyla birlikte e-imzayla alınmaya çalışılır. 5070 sayılı Kanun'un 5. maddesi teminat sözleşmelerini güvenli elektronik imzanın kullanılamayacağı işlemler arasında sayar. TBK'nın 583. maddesi de kefilin azami miktarı, tarihi ve müteselsil kefil sıfatını kendi el yazısıyla yazmasını arar.

Bu yüzden kefalet ayrı bir belge olarak ıslak imzayla alınır. Banka teminat mektubu ise bu istisnanın dışındadır. Ayrıntısı kefalet sözleşmesi e-imza ile yapılabilir mi yazısında.

Bölge müdürleri ve merkez arasında görünürlük

Bayi ağında sözleşmeyi çoğu zaman bölge müdürü gönderir, ama merkez tüm ağı izlemek ister. Doğru kurulmuş bir yetki yapısında her bölge müdürü yalnız kendi bölgesindeki bayilere gönderim yapar ve onları görür; merkez ise bütün gönderimleri izler. Denetim ekibi belgeleri değiştiremez, yalnızca görüntüler.

Rekabet hukuku notu

Münhasır bayilik, bölge ve müşteri kısıtlamaları, yeniden satış fiyatı ve rekabet yasağı gibi hükümler 4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun ve ilgili düzenlemeler kapsamında değerlendirilir. Elektronik imza bu değerlendirmeyi değiştirmez. Şablonu hazırlarken bu hükümleri bir rekabet hukukçusuyla gözden geçirin; şablon yüzlerce bayiye gideceği için tek bir hatalı madde bütün ağa yayılır.

Bayilik sona erdiğinde

Bayilik ilişkisi bittiğinde de belge gerekir: sözleşmenin sona erdiğine dair yazı, iade edilecek stok ve teşhir malzemesi tutanağı, teminatın iadesi ya da mahsubu. Bu belgeleri de aynı yöntemle imzalatmak, ilişkinin başından sonuna kadar tek bir arşivde izlenmesini sağlar. Sona erme sonrasında doğabilecek alacak ve tazminat tartışmalarında bu kayıtlar önemli delil olur.

yepp ile bayi ağı

yepp'te bayilik sözleşmesini ve yıllık protokolü şablon olarak hazırlar, bayi listesini Excel ile yüklersiniz. Seri gönderimde her bayi kendi belgesini alır; yetkilisi telefonundan mobil imzayla imzalar, üye olması gerekmez. Kampanya ve sipariş onayları SMS ya da e-posta koduyla alınır.

Bölge kullanıcılarına gönderici rolü verir, merkezden tüm ağı izlersiniz. Her belge zaman damgalı delil paketiyle saklanır. Ayrıntılar için tedarik ve satın alma çözümü sayfasına bakabilirsiniz.