Gizlilik sözleşmesi (NDA) elektronik imzayla nasıl yapılır?

Yeni bir yazılım tedarikçisiyle görüşmeye başlayacaksınız ve sistem mimarinizi paylaşmanız gerekiyor. Tedarikçi "önce gizlilik sözleşmesini imzalayalım" diyor. Bu sözleşmenin kargoyla gidip gelmesini beklemek, görüşmeyi bir hafta ertelemek demektir. Oysa gizlilik sözleşmesi elektronik ortamda dakikalar içinde ve hukuken sağlam biçimde imzalanabilir.

Gizlilik sözleşmesi için kanun şekil arıyor mu?

Hayır. Türk Borçlar Kanunu'nun 12. maddesine göre sözleşmeler, kanunda aksi öngörülmedikçe hiçbir şekle bağlı değildir. Gizlilik sözleşmesi için kanunda özel bir şekil hükmü yoktur. Taraflar sözleşmeyi güvenli elektronik imzayla, kimlik doğrulamalı elektronik onayla ya da ıslak imzayla yapabilir.

Şekil serbestisi, her yöntemin aynı ispat gücüne sahip olduğu anlamına gelmez. Bir ihlal iddiasında karşı taraf "bu sözleşmeyi imzalamadım" ya da "imzaladığım metin bu değildi" diyebilir. Seçilen yöntem bu itirazlara cevap verebilmelidir.

Hangi yöntem seçilmeli?

Ceza koşulu bulunan sözleşmelerde güvenli elektronik imza özellikle önerilir. Türk Borçlar Kanunu'nun 179-182. maddeleri ceza koşulunu düzenler. İhlal halinde ceza koşulunun talep edilmesi, sözleşmenin ve karşı tarafın imzasının tartışmasız olmasına bağlıdır. Güvenli elektronik imzalı belge, Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 205. maddesine göre senet hükmündedir.

Şirket adına kim imzalamalı?

Şirketi bağlayacak gizlilik sözleşmesini şirketi temsile yetkili kişi imzalamalıdır. Satış temsilcisinin kendi mobil imzasıyla attığı imza teknik olarak geçerlidir, ama temsilcinin şirketi bağlama yetkisi yoksa sözleşmenin şirkete karşı ileri sürülmesi tartışmalı hale gelir. Yetki konusunu şirket yetkilisi, e-imza ve imza sirküleri yazısında ele aldık.

İyi bir gizlilik sözleşmesinde neler olmalı?

İmza yöntemi kadar metnin kendisi de önemlidir. Elektronik imzaya gönderilmeden önce şu noktaların netleştirilmesi gerekir:

1. Gizli bilginin tanımı. Hangi bilgiler korunuyor? Sözlü aktarılan bilgiler de kapsamda mı?
2. İstisnalar. Kamuya açık bilgiler, karşı tarafın zaten bildiği bilgiler ve yasal zorunlulukla açıklanması gereken bilgiler.
3. Kullanım amacı. Bilgi yalnızca hangi görüşme ya da proje için kullanılabilir?
4. Süre. Yükümlülük sözleşme bittikten sonra ne kadar devam edecek?
5. İade ve imha. Görüşme sona erdiğinde bilgiler ve kopyaları ne olacak?
6. Ceza koşulu ve tazminat. İhlal halinde ne talep edilebilecek?

Çalışanlarla gizlilik sözleşmesi

İşçinin sır saklama borcu kanundan da doğar. Türk Borçlar Kanunu'nun 396. maddesi, işçinin iş gördüğü sırada öğrendiği üretim ve iş sırları gibi bilgileri hizmet ilişkisi süresince kendi yararına kullanamayacağını ve başkalarına açıklayamayacağını söyler. İşverenin haklı menfaatinin korunması için gerekli olduğu ölçüde bu yükümlülük ilişki sona erdikten sonra da devam eder.

Kanuni yükümlülük olsa da hangi bilgilerin gizli olduğunu ve ihlalin sonucunu yazılı bir taahhütte belirlemek ispatı kolaylaştırır. Ayrılıştan sonra aynı alanda çalışan bir firmada çalışmayı yasaklamak isteniyorsa bu gizlilik değil rekabet yasağıdır ve ayrı koşullara tabidir; rekabet yasağı sözleşmesi yazısında anlattık.

Gizlilik sözleşmesi ne zaman imzalanmalı?

Bilgi paylaşılmadan önce. Bu basit kural uygulamada sık çiğnenir: ilk toplantıda sunum yapılır, teknik ayrıntılar konuşulur, gizlilik sözleşmesi "sonra imzalarız" diye ertelenir. Sözleşmeden önce paylaşılan bilginin sözleşme kapsamına girip girmediği tartışmalı hale gelir.

Elektronik imza bu ertelemenin bahanesini ortadan kaldırır. Toplantıdan bir gün önce gönderilen sözleşme karşı tarafın telefonunda dakikalar içinde imzalanır. Sözleşmeye "yürürlük tarihinden önce paylaşılan bilgiler de kapsama girer" gibi bir hüküm eklemek de ayrıca güvence sağlar. İmza anının zaman damgasıyla belgelenmesi, sözleşmenin toplantıdan önce imzalandığını gösterir.

yepp ile gizlilik sözleşmesi

yepp'te standart gizlilik sözleşmenizi bir kez şablon olarak hazırlarsınız. Karşı tarafın unvanı, yetkilisi ve proje adı gibi alanları gönderim sırasında doldurur, belgeyi dakikalar içinde imzaya gönderirsiniz. Kısa ön görüşme sözleşmeleri için SMS ya da e-posta koduyla onay, ceza koşullu sözleşmeler için mobil imza ya da e-imza kartıyla imza seçebilirsiniz.

Karşı tarafın üye olması gerekmez. İmzalanan metnin özeti ve işlem kaydı zaman damgalı delil paketinde saklanır. Hukuk ekiplerinin kullandığı akışlar için hukuk çözümleri sayfasına bakabilirsiniz.