Tedarikçi sözleşmeleri nasıl hızlı ve kontrollü imzalanır?

Satın alma ekibi yeni bir ambalaj tedarikçisiyle anlaştı. Sözleşme hukuka gitti, iki tur düzeltme yapıldı, finans ödeme vadesini onayladı. Sonra sözleşme tedarikçiye gönderildi, tedarikçi ıslak imzalı iki nüshayı kargoya verdi, nüshalardan biri yanlış adrese gitti. Üretim takvimi sözleşmeyi bekliyor. Bu tablo çoğu kurumda tanıdıktır ve sorunun büyük kısmı imzanın kendisinde değil, akışın dağınıklığındadır.

Tedarikçi sözleşmesi neden uzar?

Bir tedarikçi sözleşmesi tipik olarak dört ayrı noktada bekler:

1. İç onay. Satın alma, hukuk ve finans aynı belgenin farklı sürümleri üzerinde e-postayla çalışır.
2. Son metnin belirlenmesi. Hangi dosyanın son hal olduğu belirsizleşir.
3. Dış imza. Tedarikçinin yetkilisi belgeyi bulur, imzalar, gönderir.
4. İç imza. Sizin imza yetkiliniz belgeyi bekler.

Kâğıtla çalışıldığında her geçişe kargo ve arşivleme eklenir. Sözleşme imza sürecinin neden uzadığını şirketlerde sözleşme imza süreci neden uzar yazısında ayrıntılı ele aldık.

Doğru akış nasıl kurulur?

Tedarikçi sözleşmeleri için işe yarayan akış karma bir akıştır:

Birinci adımda iç onaylar aynı anda alınır. Belge dondurulur; bundan sonra metin değişmez. İkinci adımda tedarikçi imzalar. Üçüncü adımda sizin yetkiliniz, tedarikçinin imzasını görerek son imzayı atar. Akış türlerinin ayrıntısını sıralı ve paralel imza yazısında anlattık.

Tedarikçi sözleşmesi e-imzayla imzalanabilir mi?

İmzalanabilir. Ticari sözleşmelerin çoğu için kanun özel bir şekil aramaz; TBK'nın 12. maddesine göre sözleşmeler kural olarak şekle bağlı değildir. Taraflar yazılı şekil kararlaştırmışsa ya da kanun yazılı şekil arıyorsa güvenli elektronik imza bu şekli karşılar (TBK m. 14 ve 15).

İstisna, teminat sözleşmeleridir. Tedarikçinin ortağından alınacak şahsi kefalet güvenli elektronik imzayla kurulamaz; banka teminat mektubu ise kurulabilir. Konuyu kefalet sözleşmesi e-imza ile yapılabilir mi yazısında anlattık.

İmza yetkisi nasıl kontrol edilir?

Tedarikçi tarafında imzayı kimin atacağını siz belirlersiniz. Bu kişinin şirketi temsile yetkili olup olmadığını imzadan önce kontrol edin: tedarikçiden güncel imza sirkülerini isteyin ve sertifikadaki adla karşılaştırın. Yetki müşterekse iki yetkiliyi de imzacı olarak ekleyin. Ayrıntısı şirket yetkilisi, e-imza ve imza sirküleri yazısında.

Yan belgeler aynı arşivde

Bir tedarik ilişkisi tek bir sözleşmeden ibaret değildir. Aynı tedarikçiyle zaman içinde onlarca belge alışverişi yapılır:

• teklif sürecinden önce gizlilik anlaşması,
• sözleşmeden sonra sipariş onayları,
• her teslimde teslim tutanağı,
• fiyat ya da koşul değişikliklerinde ek protokoller.

Bu belgelerin büyük kısmı güvenli elektronik imza gerektirmez; kimliği doğrulanmış onay yeterlidir. Hepsinin aynı tedarikçi dosyasında durması, bir uyuşmazlıkta hangi siparişin hangi sözleşmeye ve hangi teslime ait olduğunu gösterir. Teslim aşamasını teslim tutanağı yazısında ele aldık.

Tedarikçi açısından süreç nasıl görünür?

Tedarikçinin yetkilisi bir e-posta ya da SMS ile bağlantı alır. Bağlantıyı açar, sözleşmeyi okur ve mobil imzasıyla imzalar. Hesap açması, şifre belirlemesi ya da program kurması gerekmez. Sözleşmeyi kabul etmiyorsa gerekçesini yazarak reddeder; gerekçe satın alma ekibine hemen ulaşır.

Tedarikçi için de kazanç vardır: imzalı sözleşme ona da aynı anda ulaşır ve kendi arşivinde saklayabileceği bir delil paketi alır.

Sözleşme yenilemeleri nasıl takip edilir?

Tedarik sözleşmeleri çoğu zaman belirli bir süre için yapılır ve süre dolmadan yenilenmesi gerekir. Yenileme tarihi takip edilmezse ilişki yazılı bir dayanak olmadan sürer. Her sözleşmenin bitiş tarihini kayda geçirip birkaç hafta öncesinden hatırlatma kurmak, yenilemeyi aceleye getirmeden yapmayı sağlar. Değişen koşullar için tüm sözleşmeyi değil, yalnızca ek protokolü imzalatmak da süreci kısaltır.

yepp ile tedarik sözleşmeleri

yepp'te tedarikçi sözleşmesini yükler, iç onaycıları ve imzacıları sırasıyla eklersiniz. Aynı gönderimde iç onaylar sıralı, dış imzalar paralel ilerleyebilir. Tedarikçi üye olmadan imzalar; bekleyen belgeler için hatırlatma kendiliğinden gider ve süresi dolan belge sizi bekletmez.

Sözleşme, ekleri, sipariş onayları ve teslim tutanakları delil paketleriyle birlikte aynı arşivde saklanır. ERP'nizden API ile gönderim de yapabilirsiniz. Ayrıntılar için tedarik ve satın alma çözümü sayfasına bakabilirsiniz.