Teslim tutanağı elektronik ortamda nasıl onaylatılır?
3 dk okuma
Kısa cevap
Teslim tutanağı için kanunda özel bir şekil yoktur; elektronik ortamda hazırlanıp teslim alan kişinin kimliği doğrulanarak onaylatılabilir. Tutanak ticari satışta önemlidir, çünkü Türk Ticaret Kanunu'nun 23. maddesine göre açık ayıplar teslimden itibaren iki gün, gizli ayıplar ise sekiz gün içinde incelenip satıcıya ihbar edilmelidir. Teslim anının ve malın durumunun kaydı, bu sürelerin ne zaman başladığını ve neyin teslim edildiğini gösterir.
Bir kamyon dolusu malzeme şantiyeye geldi. Şoför irsaliyeyi uzattı, şantiye şefi imzaladı. Üç gün sonra paletlerin altındaki kutuların ezik olduğu fark edildi. Satıcı "teslimde bir şey söylemediniz" diyor. Teslim anında neyin, hangi durumda teslim alındığını gösteren bir tutanak olsaydı bu tartışma çok daha kısa sürerdi.
Teslim tutanağı neden önemli?
Teslim, ticari satışta birçok sürenin başladığı andır. Türk Ticaret Kanunu'nun 23. maddesinin (c) bendi, tacirler arasındaki satışlarda ayıp ihbarı için kısa süreler öngörür:
- Malın ayıplı olduğu teslim sırasında açıkça belli ise, alıcı durumu iki gün içinde satıcıya ihbar etmelidir.
- Ayıp açıkça belli değilse, alıcı malı teslim aldıktan sonra sekiz gün içinde incelemek ya da inceletmekle ve ayıp ortaya çıkarsa bu süre içinde satıcıya ihbarla yükümlüdür.
- Diğer durumlarda Türk Borçlar Kanunu'nun 223. maddesinin ikinci fıkrası uygulanır.
Bu süreler kaçırılırsa alıcı ayıptan doğan haklarını kaybedebilir. Teslimin hangi gün ve saatte yapıldığını gösteren kayıt, sürenin ne zaman başladığını belirler.
Elektronik teslim tutanağı geçerli mi?
Geçerlidir. Teslim tutanağı için kanunda özel bir şekil yoktur; TBK'nın 12. maddesindeki şekil serbestisi burada da uygulanır. Tutanak bir ispat belgesidir ve Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 199. maddesine göre elektronik ortamdaki veriler de belge sayılır.
Elektronik tutanağın kâğıda göre üç avantajı vardır: teslim anı otomatik olarak kaydedilir, fotoğraflar tutanağın parçası olur ve tutanak aynı anda hem alıcının hem satıcının arşivine düşer.
Teslim tutanağında neler olmalı?
| Alan | Örnek |
|---|---|
| Sipariş ya da sözleşme numarası | SAS-2026-0418 |
| Teslim edilen kalemler ve miktarlar | 40 palet, 1.200 koli |
| Teslim yeri, tarihi ve saati | Şantiye A, 27.10.2026 14:20 |
| Görünür durum | Ambalajlar sağlam, 2 palette ezik |
| Fotoğraflar | Hasarlı paletlerin fotoğrafları |
| Teslim eden ve teslim alan | Şoför adı, şantiye şefi adı |
| Not | İçerik kontrolü yapılacaktır |
"İçerik kontrolü yapılacaktır" gibi bir not, teslimde görünür sorun olmadığını ama gizli ayıp için inceleme hakkının saklı tutulduğunu gösterir.
Sahada tutanak nasıl onaylatılır?
- Satın alma siparişi oluşturulurken teslim tutanağı şablonu hazırlanır; kalemler ve miktarlar siparişten gelir.
- Mal geldiğinde teslim alan personel tutanağı telefonunda açar.
- Gelen miktarı ve görünür durumu işaretler, gerekirse fotoğraf ekler.
- Tutanağı kodla onaylar. Onay anı kayda geçer.
- Tutanak siparişin ve sözleşmenin yanına arşivlenir; hasar notu varsa satın alma ekibine bildirim gider.
İki günlük açık ayıp süresi kısa olduğu için tutanaktaki hasar notunun satın alma ya da hukuk ekibine hemen ulaşması önemlidir. Kâğıt tutanakta bu bilgi çoğu zaman günler sonra merkeze ulaşır.
Ayıp ihbarı tutanakla yapılmış sayılır mı?
Tutanak, ayıbın teslim anında fark edildiğinin delilidir. Ama satıcıya ihbarın yapılmış sayılması için tutanağın satıcıya ulaşması gerekir. Teslim tutanağı satıcı tarafında da onaylanıyor ya da satıcıya gönderiliyorsa ihbar işlevi görebilir. Emin olmak için hasar tespit edildiğinde satıcıya ayrıca yazılı bildirim yapın. Tacirler arasındaki ihbarların hangi yollarla yapılabileceğini KEP ile e-imza farkı yazısında anlattık.
Sipariş ve teslim aynı arşivde
Teslim tutanağı tek başına anlamlı değildir; hangi siparişin teslimi olduğu bilinmelidir. Siparişin onayı, teslim tutanağı ve fatura aynı dosyada durduğunda bir uyuşmazlıkta resmin tamamı görünür. Sipariş aşamasını teklif ve sipariş onayı yazısında ele aldık.
Teslim alan kişi yetkili mi?
Malı teslim alan kişinin, alıcı şirket adına teslim almaya yetkili olup olmadığı sonradan tartışma konusu olabilir. Bu riski azaltmak için sözleşmede teslim almaya yetkili kişileri ya da birimleri adlarıyla belirtin. Tutanağa teslim alanın adını ve görevini yazdırın. Yetkili kişi değiştiğinde karşı tarafa yazılı bildirim yapılması da sözleşmede kararlaştırılabilir.
yepp ile teslim tutanağı
yepp'te teslim tutanağını şablon olarak hazırlar, kalemleri gönderim sırasında doldurursunuz. Teslim alan personel tutanağı sahada telefonundan açar, kontrol eder ve SMS koduyla onaylar; üye olması gerekmez. Onay zamanı, belgenin özeti ve doğrulama yöntemi delil paketinde saklanır.
Tutanak, ilgili sözleşme ve sipariş onaylarıyla aynı arşivde durur. ERP'den API ile gönderim yaparsanız sonuç webhook ile sisteminize geri yazılır. Tedarik süreçlerinin diğer adımları için tedarik ve satın alma çözümü sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Teslim alan depo personeli şirket adına onay verebilir mi?
Teslim alma, çoğu şirkette depo ya da saha personelinin görevidir ve tutanağı onaylaması teslimi kayda geçirir. Ancak bu onay, ayıp iddiasından vazgeçmek ya da sözleşmeyi değiştirmek anlamına gelmez. Bu tür beyanlar için yetkili kişinin onayı gerekir.
Tutanakta 'malı sağlam teslim aldım' yazarsa sonra ayıp ileri sürülebilir mi?
Açık ayıplar için iki günlük ihbar süresi vardır. Gizli ayıplar ise teslim anında görülemediği için sekiz gün içinde inceleme ve ihbarla ileri sürülebilir. Tutanağa 'görünür hasar yoktur, içerik kontrolü yapılacaktır' gibi bir not düşmek iki tarafın beklentisini de netleştirir.
Hizmet tesliminde de tutanak gerekir mi?
Yazılım kurulumu, bakım ya da proje teslimi gibi hizmetlerde kabul tutanağı, işin tamamlandığını ve ödemenin muaccel olduğunu göstermek için kullanılır. Şekil şartı yoktur, ama kayıt ispatı kolaylaştırır.
Kaynaklar
Son güncelleme . Bu yazı genel bilgi verir, hukuki görüş yerine geçmez.