Sıralı imza mı, paralel imza mı? Hangisi ne zaman kullanılır?

Bir hizmet sözleşmesi imzalanacak. Önce satış müdürü ve hukuk onaylayacak, sonra müşterinin iki yetkilisi ve sizin genel müdürünüz imzalayacak. Belgeyi beş kişiye tek tek, sırayla göndermek bir hafta sürer. Hepsine aynı anda göndermek ise hukuk onayı gelmeden müşterinin imzalaması riskini doğurur. Doğru akış, bu ikisinin arasındadır.

Sıralı imza nedir?

Sıralı imzada belge kişilere belirlenen sırayla gider. Birinci kişi imzalamadan ya da onaylamadan belge ikinci kişiye ulaşmaz. Her kişi, kendinden önceki imzaları görerek imzalar.

Sıralı imza şu durumlarda doğru tercihtir:

• İç onay şartı. Hukuk ya da finans onayı olmadan belgenin dışarıya gitmemesi gerekiyorsa.
• Önce karşı taraf. Sizin yetkilinizin, karşı tarafın imzası geldikten sonra imzalaması isteniyorsa.
• Hiyerarşik onay. Belgenin önce birim yöneticisi, sonra direktör tarafından onaylanması gerekiyorsa.

Dezavantajı süredir. Sıradaki her kişinin beklemesi toplam süreye eklenir. Beş kişilik bir sırada her kişi bir gün beklerse belge beş günde tamamlanır.

Paralel imza nedir?

Paralel imzada belge bütün imzacılara aynı anda gider. İmzalar herhangi bir sırayla gelir; son imza geldiğinde belge tamamlanır.

Paralel imza şu durumlarda uygundur:

• Tarafların imza sırasının hiçbir önemi yoksa.
• Birden çok kişinin aynı belgeyi onaylaması gerekiyor ama aralarında hiyerarşi yoksa.
• Zaman kritikse ve beklemeyi kısaltmak istiyorsanız.

Paralel akışta toplam süre en yavaş imzacının süresine eşittir. Beş kişiden en geç imzalayan iki günde imzalarsa belge iki günde tamamlanır.

Karma akış nedir?

Gerçek iş süreçlerinin çoğu karma akış ister: bazı adımlar sıralı, bazıları paralel. Yukarıdaki örnekte doğru akış şöyledir:

1. Satış müdürü ve hukuk paralel olarak onaylar.
2. İki onay da gelince belge müşterinin iki yetkilisine paralel olarak gider.
3. Müşteri imzaları tamamlanınca sizin genel müdürünüz son olarak imzalar.

Karma akış, kontrolden vazgeçmeden süreyi kısaltır.

Onay ve imza aynı akışta olabilir mi?

Olabilir. Kurum içi onaylar çoğu zaman güvenli elektronik imza gerektirmez; kimliği doğrulanmış bir onay yeterlidir. Karşı tarafın ve sizin yetkilinizin imzası ise güvenli elektronik imzayla atılır. Aynı akışta bazı adımların onay, bazılarının imza olması hem maliyeti hem süreyi düşürür. Hangi belgede hangi yöntemin gerektiğini e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza yazısında anlattık.

Tek belge mi, ayrı belgeler mi?

Çok kişili akışlarda iki farklı yapı vardır ve karıştırılmamalıdır.

Ortak imza. Tek bir belgeyi birden çok kişi imzalar. Sözleşmeler bu yapıdadır; tarafların hepsi aynı metne imza atar.

Seri gönderim. Aynı şablondan her kişiye ayrı bir belge gider. Çalışan protokolleri ve politika onayları bu yapıdadır; her çalışan yalnızca kendi belgesini görür. Ayrıntısını toplu belge imzalatma yazısında anlattık.

Akış tasarlarken sorulacak sorular

1. Belgenin dışarıya gitmeden önce kimin onayı gerekiyor?
2. Karşı tarafta kaç imzacı var, imza yetkisi müşterek mi?
3. Sizin tarafınızda son imzayı kim atacak?
4. Hangi adımlarda onay, hangilerinde imza yeterli?
5. Birinin reddetmesi halinde süreç nereye dönecek?

Sık yapılan hatalar

En sık hata, sırası önemli olmayan imzaları sıralı akışa koymaktır; belge gereksiz yere bir kişinin dönüşünü bekler. İkinci hata, tek bir imzacının imkânsız kaldığı durum için yedek kişi belirlememektir. Üçüncüsü, iç onay bitmeden belgenin dışarıya gönderilmesidir. Akışı kurmadan önce kimin kimi beklemek zorunda olduğunu bir kâğıda çizmek, bu hataların çoğunu önler.

yepp ile imza akışı

yepp'te ortak imza gönderiminde imzacıları ve sırayı siz belirlersiniz. Aynı gönderimde iç onaylar sıralı, dış imzalar paralel ilerleyebilir; bazı kişiler onay, bazıları nitelikli imza verebilir. Onaylar dondurulmuş belgeye, imzalar onun üzerine eklenir ve her imza önceki imzaları bozmadan PDF'e gömülür.

Panelde belgenin hangi adımda beklediğini görür, bekleyen kişiye hatırlatma gönderirsiniz. Nitelikli imza adımları için nitelikli e-imza sayfasına bakabilir, kendi süreçlerinize uygun akışı görmek için demo isteyebilirsiniz.