İş sözleşmesi elektronik imza ile imzalanabilir mi?

İşe alım hızlandıkça evrak darboğazı daha çok hissedilir. Aday teklifi telefonda kabul eder, ama sözleşmeyi imzalamak için ilk gün İK'nın masasına oturması beklenir. Başka şehirdeki ya da uzaktan çalışacak bir aday için bu, kargo ve bekleme demektir. Soru basit: iş sözleşmesini elektronik imzayla imzalatmak hukuken yeterli mi?

İş Kanunu hangi sözleşmeyi yazılı istiyor?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 8. maddesi, iş sözleşmesinin kanunda aksi belirtilmedikçe özel bir şekle bağlı olmadığını söyler. Hemen ardından bir istisna gelir: süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı yapılması zorunludur.

Yazılı sözleşme yapılmadıysa işveren, en geç iki ay içinde çalışma koşullarını, çalışma süresini, temel ücreti ve ücret eklerini, ödeme dönemini ve fesih hükümlerini gösteren yazılı bir belge vermek zorundadır. Yani kanun, çalışma ilişkisinin temel koşullarının bir şekilde yazıya dökülmesini istiyor.

Elektronik imza yazılı şekil yerine geçer mi?

Yazılı şeklin ne demek olduğunu Türk Borçlar Kanunu söyler. 14. maddeye göre yazılı sözleşmede borç altına girenlerin imzası bulunmalıdır. Aynı maddenin ikinci fıkrası, güvenli elektronik imzayla gönderilip saklanabilen metinlerin yazılı şekil yerine geçtiğini açıkça belirtir. 15. madde de güvenli elektronik imzanın el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurduğunu ekler.

İş sözleşmesi, 5070 sayılı Kanun'un güvenli elektronik imza için koyduğu istisnalara da girmez. Resmî şekle bağlı değildir, teminat sözleşmesi de değildir.

Sonuç: çalışan ve işveren yetkilisi sözleşmeyi mobil imza ya da e-imza kartıyla imzaladığında, sözleşme kâğıt üzerinde ıslak imzayla imzalanmış gibi yazılı şekil şartını karşılar.

SMS koduyla onay neden yetmez?

Telefona gelen kodla verilen onay basit elektronik imzadır. Güvenli elektronik imzanın şartlarını taşımadığı için Borçlar Kanunu'nun 14. maddesindeki yazılı şekil yerine geçmez. Bu yüzden süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmesini yalnızca SMS koduyla imzalatmak, şekil şartı bakımından tartışma yaratır.

Bu, SMS onayının İK'da yeri olmadığı anlamına gelmez. Yazılı şekil aranmayan pek çok belge için idealdir:

• KVKK aydınlatma metninin okunduğu bilgisi,
• iş sağlığı ve güvenliği talimatlarının tebliği,
• etik kurallar ve şirket politikalarının kabulü,
• ücret hesap pusulasının alındığı bilgisi.

Bu belgelerde önemli olan, çalışanın belgeyi aldığının ve okuduğunun ispatlanmasıdır. Kodla doğrulanmış, zaman damgalı bir onay bunu sağlar. Bordro tarafı için e-bordro yazımıza bakabilirsiniz.

İK belgelerinde yöntem seçimi

İbraname gibi belgelerde Borçlar Kanunu ayrıca içerik şartları arar; belgenin metnini hazırlarken bu şartlara dikkat edin. Tablo genel bir çerçevedir, şirketinize özel belgeler için hukuk biriminizin görüşünü alın.

Pratikte akış nasıl işler?

1. İK sözleşmeyi şablondan, adayın bilgileriyle doldurarak hazırlar.
2. Belge önce adaya gider. Aday bağlantıyı telefonunda açar, sözleşmeyi okur ve mobil imzasıyla imzalar.
3. Belge sonra şirket yetkilisine geçer, o da kendi imzasını atar.
4. İmzalı PDF iki tarafa da ulaşır. İmzanın atıldığı an zaman damgasıyla belgelenir.

Adayın masaya gelmesi, kargo ya da tarama gerekmez. İlk iş günü evrakla değil, işle başlar.

Uzun saklama ve ispat

İş sözleşmeleri yıllarca saklanır ve bir uyuşmazlıkta ilk istenen belgelerdir. Sertifikaların süresi dolduğunda imzanın geçerliliği tartışılmasın diye belgeye imza anında zaman damgası ve uzun süreli doğrulama bilgisi eklenmelidir. Güvenli elektronik imzalı belge, Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 205. maddesine göre senet hükmündedir.

yepp ile iş sözleşmesi

yepp'te iş sözleşmesini şablondan üretip adaya gönderirsiniz. Aday telefonunda yepp uygulamasıyla mobil imzasını atar; hangi operatörden hizmet aldığını seçmesi gerekmez. Yetkilinin imzası sırayla eklenir ve PAdES imzalı, zaman damgalı PDF iki tarafa ulaşır. Yüzlerce çalışana ücret protokolü göndermek gerektiğinde aynı işlem seri gönderimle yapılır. Ayrıntılar İK çözümü ve nitelikli e-imza sayfalarında.