Uzaktan sözleşme nasıl imzalatılır? Adım adım rehber

Müşteriniz İzmir'de, siz İstanbul'dasınız. Ya da yeni çalışanınız ilk ay uzaktan çalışacak. Sözleşmeyi kargoyla gönderip geri dönmesini beklemek bir hafta demek. Oysa aynı sözleşme, doğru kurulmuş bir akışla aynı gün, hukuken sağlam biçimde imzalanabilir. Aşağıdaki adımlar bunun için.

1. Belgeyi son haline getirin ve PDF'e çevirin

Uzaktan imzada ilk kural, imzalanan metnin herkes için aynı olmasıdır. Word dosyası gönderirseniz karşı taraf değişiklik yapabilir ya da belge farklı bilgisayarlarda farklı görünebilir. Müzakere bittiğinde sözleşmeyi PDF'e dönüştürün. İmza süreci başladıktan sonra belge üzerinde değişiklik yapılmamalıdır; değişiklik gerekiyorsa süreç yeni belgeyle yeniden başlatılır.

2. Belgenin hukuki niteliğine göre yöntemi seçin

Türk Borçlar Kanunu'nun 12. maddesine göre sözleşmeler kural olarak hiçbir şekle bağlı değildir. Ancak kanun bazı sözleşmeler için yazılı şekil arar. Bu ayrım yöntem seçimini belirler.

Borçlar Kanunu'nun 14. maddesi, güvenli elektronik imzayla gönderilip saklanabilen metinlerin yazılı şekil yerine geçtiğini açıkça söyler. Kodla verilen onay ise yazılı şekil yerine geçmez; ayrıntısını SMS onayının delil değeri yazısında anlattık.

3. İmzacıları ve sırayı belirleyin

Kim imzalayacak ve hangi sırayla? Karşı taraf önce mi imzalamalı, yoksa önce sizin yetkiliniz mi? Sıranın önemli olmadığı durumlarda belgeyi herkese aynı anda göndermek süreyi kısaltır. Şirket adına imza atacak kişinin temsil yetkisini de bu aşamada kontrol edin.

4. Kişiye özel bağlantı gönderin

Belgeyi e-posta eki olarak göndermek yerine kişiye özel bir bağlantı kullanın. Bağlantı yalnızca o kişinin belgesini açar, belgenin kopyaları e-posta kutularında dolaşmaz. Karşı taraftan hesap açmasını, şifre belirlemesini ya da program kurmasını istemeyin; her ek adım imza oranını düşürür.

5. Karşı taraf belgeyi okur ve imzalar

İyi bir akışta karşı taraf şunu görür: belge, varsa doldurması gereken birkaç bilgi ve tek bir imza düğmesi. Telefonda mobil imzayla imzalıyorsa bir bildirim açılır ve PIN girilir. Kodla onay veriyorsa telefonuna gelen kodu girer. Bütün süreç birkaç dakika sürer.

6. Bekleyişi takip edin

Gönderdiğiniz belgenin açılıp açılmadığını, kimin imzaladığını ve kimin beklediğini görebilmelisiniz. Belge birkaç gün içinde imzalanmadıysa otomatik hatırlatma gitmesi, sizin aklınızda tutmanızdan çok daha güvenilirdir.

7. İmzalı belgeyi delilleriyle saklayın

İmza bittiğinde elinizde iki şey olmalı: imzalı PDF ve işlemin kaydı. Kayıt; kimin, ne zaman, hangi yöntemle imzaladığını, belgenin o anki özetini ve işlem adımlarını içerir. Zaman damgasıyla mühürlenen bu kayıt, bir uyuşmazlıkta Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 199. maddesi anlamında belgedir. Güvenli elektronik imzalı sözleşmenin kendisi ise HMK'nın 205. maddesine göre senet hükmündedir.

Karşı taraf imzalamazsa ne olur?

Karşı taraf belgeyi açıp imzalamadan bekletebilir ya da reddedebilir. Bekletmede yapılacak ilk şey bir hatırlatmadır; çoğu gecikme ilgisizlikten değil, bağlantının e-posta kutusunda gözden kaçmasından kaynaklanır. Reddetmişse gerekçesini görmek, müzakerenin hangi noktada tıkandığını anlamanızı sağlar.

Sözleşme hiç imzalanmazsa hukuken kurulmuş sayılmaz; ama yazılı şekil aranmayan bir sözleşmede tarafların davranışı da kabul anlamına gelebilir. Örneğin teklif edilen hizmetin karşı tarafça kullanılmaya başlanması tartışmalı bir kabul durumu yaratır. Bu belirsizliğe düşmemek için, işe başlamadan önce imzanın tamamlanmasını şart koşmak en temiz yoldur.

Uzaktan imzada kimlik nasıl doğrulanır?

Yüz yüze imzada karşınızdakinin kim olduğunu görürsünüz. Uzaktan imzada bu güven, yöntemin kendisinden gelir. Mobil imza ve e-imza kartında kimlik, sertifikayı düzenleyen sağlayıcı tarafından önceden doğrulanmıştır. Kodla onayda ise kimlik, kodun gittiği telefon numarası ya da e-posta adresiyle sınırlıdır. Daha güçlü bir doğrulama gerekiyorsa kimlik kartının ya da pasaportun çipi telefonla okunabilir. Hangi belgeye hangi seviyenin yettiğini e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza yazısında karşılaştırdık.

Kontrol listesi

• Metin kesinleşti ve PDF'e çevrildi mi?
• Yazılı şekil gerekiyor mu, yöntem buna göre seçildi mi?
• İmzacıların sırası ve yetkisi belli mi?
• Karşı tarafa hesap ya da kurulum gerektirmeyen bir bağlantı gitti mi?
• İmzalı belge ve işlem kaydı birlikte saklanıyor mu?

yepp ile uzaktan imza

yepp'te belgeyi yükler, yöntemi ve imzacı sırasını seçer, gönderirsiniz. Alıcı bağlantıyı açar; telefondaysa yepp uygulaması açılır ve mobil imza ya da kimlik doğrulaması uygulamanın içinde tamamlanır. Alıcının üye olması gerekmez. Panelde her belgenin durumunu görürsünüz, hatırlatmalar kendiliğinden gider ve imzalanan her belge zaman damgalı delil paketiyle saklanır. Akışı kendi belgenizle görmek için demo isteyebilirsiniz.