Veli izin ve muvafakat formları elektronik ortamda alınabilir mi?
3 dk okuma
Kısa cevap
Okul gezisi, kurs kaydı ya da etkinlik katılımı gibi işlemler için veli izni çoğu zaman kanunen özel bir şekle bağlı değildir ve elektronik ortamda, velinin kimliği doğrulanarak alınabilir. Önemli olan izni gerçekten velinin verdiğini, hangi metne izin verildiğini ve ne zaman verildiğini kaydetmektir. Çocuğa ait kişisel veriler ölçülü işlenmeli, sağlık bilgisi gibi özel nitelikli veriler ayrı şartlara tabi tutulmalıdır. Resmî şekil ya da mahkeme izni gereken işlemler bunun dışındadır.
Bir okul, dördüncü sınıfların müze gezisi için 120 veliden izin formu topluyor. Formlar çocukların çantasıyla eve gidiyor, bir kısmı geri dönmüyor, bir kısmının imzası belirsiz, bir kısmı da gezi sabahı kapıda imzalanıyor. Elektronik ortamda aynı iş, velinin telefonuna giden bir bağlantıyla birkaç dakikada tamamlanabilir. Ama çocuk söz konusu olduğunda birkaç noktaya ayrıca dikkat etmek gerekir.
Veli izni için kanun şekil arıyor mu?
Günlük işlerin çoğunda aramıyor. Okul gezisi, kurs ya da spor kulübü kaydı, etkinlik katılımı ve servis kullanımı gibi işlemler için kanunda özel bir şekil öngörülmez. İznin amacı, velinin bilgisi ve onayıyla hareket edildiğini göstermektir.
Türk Medeni Kanunu'nun 11. maddesine göre erginlik on sekiz yaşın doldurulmasıyla başlar. 16. maddeye göre ayırt etme gücüne sahip küçükler, yasal temsilcilerinin rızası olmadıkça kendi işlemleriyle borç altına giremez; karşılıksız kazanmalarda ve kişiye sıkı sıkıya bağlı hakları kullanmada bu rıza gerekmez. Çocuk adına ücretli bir kayda girilecekse ya da çocuk bir yükümlülük altına sokulacaksa velinin onayı bu yüzden önemlidir.
Hangi işlemler elektronik onayla yapılamaz?
Resmî şekle tabi işlemler ve mahkeme izni gereken işlemler elektronik onayla yapılamaz.
| İşlem | Elektronik onay |
|---|---|
| Okul gezisi, etkinlik ve kurs katılımı | Olur |
| Spor kulübü ve yaz okulu kaydı | Olur |
| Servis ve yemek hizmeti sözleşmesi | Olur, ödeme koşulları açık yazılmalı |
| Etkinlik fotoğrafının paylaşılması | Olur, ayrı izinle |
| Yurt dışına çıkış muvafakatnamesi | Olmaz, noterde düzenlenir |
| Çocuk adına taşınmaz işlemleri | Olmaz, resmî şekil ve gerekirse mahkeme izni |
İzni velinin verdiği nasıl gösterilir?
Kâğıt formda velinin imzası çoğu zaman kontrol edilemez; çocuk formu kendisi imzalayabilir. Elektronik onayda ise kimlik doğrulaması onayın kimden geldiğini gösterir:
- Okulda kayıtlı telefon numarası. Kod, okulun kayıtlarındaki veli telefonuna gider. Onay, o numaranın sahibinden gelmiş olur.
- Kimlik kartıyla doğrulama. Daha önemli işlemlerde velinin kimlik kartı telefona okutulur; kartın gerçek olduğu ve sahibine ait olduğu gösterilir.
Okulun veli numaralarını güncel tutması bu yüzden önemlidir. Kodla verilen onayın neyi gösterdiğini SMS kodu ile onay delil olarak geçerli mi yazısında anlattık.
Çocuğun verisi nasıl korunmalı?
İzin formu çocuğa ait kişisel veriler içerir: ad, sınıf, bazen sağlık bilgisi. KVKK'nın 4. maddesi verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini ister. Bir müze gezisi formunda çocuğun yalnızca adı ve sınıfı yeterlidir.
Sağlık bilgisi ayrı bir konudur. Alerji, sürekli kullanılan ilaç ya da kronik hastalık bilgisi KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi ayrı şartlara bağlıdır. Bu bilgiler gerçekten gerekiyorsa, örneğin çok günlük bir kampta, ayrı bir form ve ayrı bir onayla toplanmalı, yalnızca ilgili görevlilerin erişebileceği şekilde saklanmalı ve etkinlik bittiğinde silinmelidir.
Veliye, verilerin hangi amaçla işlendiği aydınlatma metniyle anlatılmalıdır. Aydınlatma ile açık rıza farklı şeylerdir; açık rıza ve aydınlatma farkı yazısında anlattık.
Fotoğraf ve video paylaşımı ayrı sorulmalı
Etkinliğe katılım izni, etkinlikte çekilen fotoğrafların paylaşılmasına izin anlamına gelmez. Fotoğrafın okulun web sitesinde, bültende ya da sosyal medyada paylaşılması ayrı bir işlemdir ve ayrı sorulmalıdır. Tek bir "izin veriyorum" kutusunda katılım ve paylaşımı birleştirmek, veliyi bir seçimle baş başa bırakır: ya çocuğu geziye göndermemek ya da fotoğrafına izin vermek. Bu da iznin özgür iradeyle verildiği tartışmasını doğurur.
Okullar ve kulüpler için akış
- İzin formunu ve varsa ayrı fotoğraf iznini hazırlayın.
- Veli listesini sınıf bazında yükleyin; her veliye kendi çocuğunun adıyla doldurulmuş form gitsin.
- Veli bağlantıyı açar, kodla doğrulanır, formu okur ve onaylar ya da reddeder.
- Kimin onayladığını, kimin beklediğini tek listede görün; bekleyenlere hatırlatma gönderin.
- Etkinlik bittiğinde, saklama süresi dolan formları silin.
yepp ile veli izinleri
yepp'te izin formunu şablon olarak hazırlar, veli listesini Excel ile yüklersiniz. Her veliye kendi çocuğunun bilgileriyle doldurulmuş form gider; veli SMS koduyla doğrulanıp onaylar, üye olması gerekmez. Fotoğraf izni gibi ayrı konuları ayrı belgelerle aynı gönderimde sunabilirsiniz.
Onaylar belgenin özeti ve zaman bilgisiyle delil paketinde saklanır; saklama süresini belge türüne göre belirlersiniz. Ayrıntılar için doğrulanmış onay sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
İki veliden birinin izni yeterli mi?
Günlük işlerde çoğu zaman bir velinin izni yeterli kabul edilir. Velayetin paylaşıldığı ya da ayrı yaşayan anne babanın bulunduğu durumlarda, işlemin önemine göre iki velinin de izni istenebilir. Kurumunuzun bu konudaki kuralını önceden belirleyin.
Yurt dışına çıkış için muvafakatname de elektronik alınabilir mi?
Hayır. Çocuğun bir veliyle ya da velisiz yurt dışına çıkışında istenen muvafakatname noterde düzenlenir. Bu işlem resmî şekle tabidir ve elektronik onayla yapılamaz.
Çocuğun fotoğrafının paylaşılması için ayrı izin gerekir mi?
Etkinlik fotoğraflarının web sitesinde ya da sosyal medyada paylaşılması, etkinliğe katılım izninden ayrı bir konudur. Bu paylaşım için ayrı ve açık bir izin almak gerekir; tek bir kutuya bağlanmamalıdır.
Kaynaklar
Son güncelleme . Bu yazı genel bilgi verir, hukuki görüş yerine geçmez.