Aydınlatma metninin okunduğu nasıl ispat edilir?
3 dk okuma
Kısa cevap
Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ'e göre aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü veri sorumlusundadır. Aydınlatma, ilgili kişinin onayına bağlı değildir ve açık rızadan ayrı yapılmalıdır; ama yapıldığını gösterecek bir kayıt gerekir. Bunun için metnin hangi sürümünün, hangi kişiye, ne zaman sunulduğu ve kişinin onu gördüğü kaydedilir. Kimliği kodla doğrulanan bir okundu bilgisi bu ispatı sağlar.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bir şikâyet geldi: eski bir çalışan, verilerinin nasıl işlendiği konusunda hiç bilgilendirilmediğini söylüyor. Şirketin elinde bir aydınlatma metni var ve işe girişte "verildiği" biliniyor. Ama hangi sürümün, hangi tarihte verildiğini ve çalışanın onu gerçekten gördüğünü gösteren bir kayıt yok. Bu durumda metnin varlığı tek başına yetmez.
İspat yükü kimde?
Veri sorumlusunda. Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ'in 5. maddesinin (e) bendi açıktır: aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir.
Aynı maddenin (d) bendine göre aydınlatma ilgili kişinin talebine bağlı değildir. Yani kişi sormasa da veri sorumlusu bilgilendirmeyi kendiliğinden yapmalı ve yaptığını gösterebilmelidir. KVKK'nın 10. maddesi bu yükümlülüğü kişisel verilerin elde edilmesi sırasında doğan bir görev olarak düzenler.
Aydınlatma metninde neler olmalı?
Tebliğ'in 4. maddesi asgari içeriği sayar:
- veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
- ilgili kişinin KVKK'nın 11. maddesinde sayılan hakları.
Tebliğ ayrıca metnin anlaşılır, açık ve sade bir dille yazılmasını, genel ve muğlak ifadelere yer verilmemesini, hukuki sebebin açıkça belirtilmesini ister. Eksik, yanıltıcı ya da yanlış bilgi içeren metin, sunulmuş olsa bile yükümlülüğü yerine getirmez.
Okundu bilgisi neyi göstermeli?
İyi bir okundu kaydı dört soruya cevap verir:
| Soru | Kayıttaki karşılığı |
|---|---|
| Hangi metin? | Aydınlatma metninin sürümü ve belgenin özeti |
| Kime sunuldu? | Kişinin adı ve kodun gittiği telefon ya da e-posta |
| Ne zaman? | Sunum ve teyit zamanı |
| Gördü mü? | Kişinin metni açtığı ve teyit ettiği kayıt |
Kimliği kodla doğrulanan bir teyit, "bu metni ben görmedim" itirazına karşı güçlü bir cevaptır. Kodla verilen onayın delil değerini SMS kodu ile onay delil olarak geçerli mi yazısında anlattık.
Okundu bilgisi açık rıza değildir
Bu ayrım KVKK uygulamasının en sık hata yapılan noktasıdır. Tebliğ'in 5. maddesinin (f) bendine göre veri işleme açık rızaya dayanıyorsa, aydınlatma ile açık rızanın alınması ayrı ayrı yapılmalıdır.
"Aydınlatma metnini okudum ve verilerimin işlenmesine açık rıza veriyorum" şeklindeki tek kutu bu kurala aykırıdır. Doğru yapı şudur:
- Aydınlatma metni sunulur ve okunduğu teyit edilir.
- Açık rıza gereken bir işleme varsa ayrı bir metinle ve ayrı bir onayla sorulur.
- Açık rıza vermeyen kişi, rıza gerektirmeyen işlemlerden (örneğin sözleşmenin ifası) mahrum bırakılmaz.
İki kavram arasındaki farkı açık rıza ve aydınlatma farkı yazısında tabloyla anlattık.
Aydınlatma ne zaman tekrarlanmalı?
Tebliğ'in 5. maddesinin (b) bendine göre işleme amacı değiştiğinde, yeni amaç için aydınlatma veri işleme faaliyetinden önce ayrıca yapılmalıdır. Bu yüzden aydınlatma metinleri sürümlü tutulmalıdır.
- Her metne sürüm numarası ve yürürlük tarihi verin.
- Amaç, aktarım ya da hukuki sebepte değişiklik olduğunda yeni sürüm hazırlayın.
- Yeni sürümü etkilenen kişilere sunun ve teyidini kaydedin.
- Eski sürümü ve ona ait kayıtları arşivde tutun.
Hangi ilişkilerde kişiye özel sunum gerekir?
Web sitesi ziyaretçileri için sayfada yayımlanan metin çoğu zaman yeterlidir. Ama süreklilik gösteren ilişkilerde, kişiye özel sunum ve kayıt ispatı çok kolaylaştırır:
- Çalışanlar. İşe girişte ve metin her güncellendiğinde.
- Müşteriler. Sözleşme ya da hesap açılışında.
- Tedarikçi çalışanları. Sahada ya da sistemlerde verisi işlenen kişiler.
- Adaylar. İşe alım sürecinde özgeçmişi alınan kişiler.
Çalışan politikalarıyla birlikte toplu sunum için çalışan politika onayı yazısına bakabilirsiniz.
yepp ile aydınlatma kaydı
yepp'te aydınlatma metnini PDF olarak gönderir, kişinin SMS ya da e-posta koduyla doğrulanıp metni görmesini ve teyit etmesini sağlarsınız. Gönderim ayarında kabul cümlesini "Aydınlatma metnini okudum." gibi, açık rıza anlamı taşımayan bir cümleyle değiştirebilirsiniz.
Her teyidin arkasında metnin özeti, kabul cümlesinin sürümü, doğrulama yöntemi ve zaman bilgisi delil paketinde saklanır. Açık rıza gerekiyorsa onu ayrı bir belgeyle ve ayrı bir onayla alabilirsiniz. Akışın ayrıntıları doğrulanmış onay sayfasında.
Sık sorulanlar
Aydınlatma metnini imzalatmak zorunlu mu?
Hayır. Kanun ve tebliğ aydınlatmanın imzayla yapılmasını şart koşmaz. Ama yapıldığını ispat yükü veri sorumlusunda olduğu için, metnin sunulduğunu ve kişinin onu gördüğünü gösteren bir kayıt tutmak gerekir.
Aydınlatma metnine 'okudum, onaylıyorum' kutusu koymak doğru mu?
Okunduğunu teyit eden bir kutu sorun değildir. Ama aynı kutuyla açık rıza da alınıyormuş gibi bir ifade kullanmak tebliğe aykırıdır. Açık rıza gerekiyorsa ayrı bir metin ve ayrı bir onayla alınmalıdır.
Web sitesindeki aydınlatma metni yeterli mi?
Web sitesi ziyaretçileri için çoğu zaman yeterlidir. Çalışan, müşteri ya da tedarikçi gibi ilişkilerde ise kişinin metne ulaştığını göstermek için kişiye özel sunum ve kayıt daha güvenlidir.
Kaynaklar
Son güncelleme . Bu yazı genel bilgi verir, hukuki görüş yerine geçmez.