Islak imza mı, e-imza mı? Hangi belge için hangisi?

Satış müdürünüz yeni müşteriyle anlaştı, sözleşme hazır. Hukuk ekibi "ıslak imzalı iki nüsha" diyor, müşteri "e-imza ile gönderin" diyor. Hangisi doğru? Çoğu sözleşmede ikisi de doğrudur. Fark, hangi belgede hangisinin zorunlu olduğunda ve hangisinin işinizi hızlandırdığındadır.

Islak imza ile e-imza hukuken eşit mi?

Güvenli elektronik imza için evet. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 5. maddesi, güvenli elektronik imzanın elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurduğunu açıkça söyler. Türk Borçlar Kanunu'nun 15. maddesi de güvenli elektronik imzayı el yazısıyla atılan imzanın yerine geçen imza olarak sayar.

Buradaki kelime önemlidir: "güvenli" elektronik imza. Nitelikli sertifikaya dayanan, mobil imza ya da e-imza kartıyla atılan imza bu kapsamdadır. PDF'e eklenen imza görseli, e-postadaki "onaylıyorum" yazısı ya da ekranda parmakla çizilen imza bu kapsamda değildir. Farkları e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza yazısında anlattık.

Hangi işlemlerde e-imza kullanılamaz?

Kanunun 5. maddesinin ikinci fıkrası iki istisna öngörür: kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmeleri. Bu işlemlerde güvenli elektronik imza ıslak imzanın yerini tutmaz. Ancak aynı fıkra, banka teminat mektupları ile Türkiye'de kurulu sigorta şirketlerinin kefalet senetlerini teminat sözleşmesi istisnasının dışında bırakır.

Kefaletin neden e-imzayla yapılamadığını kefalet sözleşmesi e-imza ile yapılabilir mi yazısında ayrıca ele aldık.

Islak imza hangi durumda daha pratik?

Islak imzanın e-imzaya göre avantajı tek bir şeydir: karşı tarafın nitelikli sertifikası olmasa da imza atabilmesi. Mobil imzası ya da e-imza kartı olmayan, tek seferlik bir işlem için sertifika edinmek istemeyen birine ıslak imzalı belge göndermek bazen daha kısa yoldur.

Ama bu avantaj kargo, bekleme ve arşiv maliyetiyle birlikte gelir. Kâğıt belgenin hangi sürümünün imzalandığı, sayfalarının değiştirilip değiştirilmediği ve kaybolursa ne olacağı ayrı sorunlardır.

E-imza hangi durumda daha güvenli?

E-imzanın en büyük avantajı, imzanın belgenin içeriğine bağlı olmasıdır. Islak imzalı bir sözleşmenin imzasız bir sayfası değiştirilebilir; e-imzalı belgede tek karakter değişse imza bozulur. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 205. maddesi güvenli elektronik imzalı belgeleri senet hükmünde sayar ve hâkimin bu belgenin güvenli elektronik imzayla oluşturulup oluşturulmadığını kendiliğinden incelemesini öngörür.

Bir de zaman meselesi vardır. Islak imzada tarih, imzacının yazdığı tarihtir. E-imzada imza zamanı bağımsız bir zaman damgasıyla belgelenebilir.

Karar verirken sorulacak üç soru

1. Kanun resmî şekil ya da teminat sözleşmesi şartı arıyor mu? Arıyorsa e-imza kullanılamaz.
2. Karşı tarafın nitelikli sertifikası var mı? Yoksa edinmesi için ne kadar zaman gerekir, bunu hesaplayın.
3. Belge ne kadar süre saklanacak ve kim erişecek? Uzun saklama ve çok kişinin erişimi e-imzayı öne çıkarır.

Islak imzadan e-imzaya geçiş nasıl yapılır?

Kurumların çoğu tüm belgeleri bir anda e-imzaya taşımaz. Daha gerçekçi yol, belge türlerini sıraya koymaktır:

1. Yazılı şekil gerekmeyen, sık tekrarlanan belgeler: sipariş onayları, teslim tutanakları, politika onayları. Bunlar kodla doğrulanmış onaya geçer.
2. Yazılı şekil gereken ama karşı tarafın mobil imzası olması muhtemel belgeler: iş sözleşmeleri, tedarikçi sözleşmeleri.
3. Resmî şekil gereken belgeler kâğıt ve noter yolunda kalır.

İlk adımda zaman kazancı hemen görülür. İkinci adımda imza yetkililerinin mobil imza ya da e-imza kartı edinmesi planlanır.

yepp ile e-imza

yepp'te güvenli elektronik imza gereken belgeleri mobil imza ya da e-imza kartıyla imzalatırsınız. İmza PAdES biçiminde PDF'in içine gömülür ve zaman damgasıyla birlikte saklanır. Yazılı şekil gerekmeyen belgeler için ise kodla doğrulanmış onay kullanabilirsiniz; aynı gönderimde bazı kişiler onay, bazıları imza verebilir.

Belgenin hangi yöntemi gerektirdiğinden emin değilseniz yöntem seçimini hukuk ekibinizle birlikte yapın. Ayrıntılar için nitelikli e-imza sayfasına bakabilirsiniz.